Les outils digitaux mis en place dans les réseaux de franchises doivent faciliter les relations et l’activité au sein du réseau. Non seulement pour le franchiseur sur le pilotage et la contractualisation, la gestion de l’activité, mais aussi pour les franchisés sur la remontée de leurs demandes, de leurs chiffres/résultats, la circulation des dossiers le cas échéant. Dans le même temps, ils jouent un rôle important dans la collaboration entre les entités. Dans ce billet, nous revenons sur les enjeux de logiciel de gestion des franchises et vous éclairons sur les erreurs à éviter quant à son choix.
Logiciel gestion franchise : quels enjeux ?
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Piloter l’activité
Avec un logiciel de gestion des franchises performant, le franchiseur est capable de centraliser l’ensemble de l’information nécessaire à la supervision de son réseau, sous forme de reporting et tableaux de bord. Le logiciel est alors central dans l’agrégation et le traitement de l’information des franchisés (ventes, achats, performances…) En ce sens, il permet d’enclencher des actions stratégiques : adaptation du modèle d’un franchisé, recherche de solution, prise de décision. Un atout non négligeable sur un marché avec lequel la réactivité est un véritable facteur de réussite.
L’outil offre aux franchisés un cadre pour piloter leur activité, dans le respect des pratiques managériales et stratégiques prodiguées par la tête de réseau.
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Contrôler les processus
Le logiciel de gestion permet aux réseaux de franchises de structurer, d’harmoniser et de maîtriser les processus métiers (signatures de contrats de franchises ou d’embauches, réalisation d’avenant…) et/ou organisationnels (gestion des congés, des temps de travail…). De cette façon, chaque structure respecte les mêmes procédures et les protocoles, que ce soit en interne ou vis-à-vis des clients, partenaires et fournisseurs. Cette homogénéisation est clé dans les organisations telles que les réseaux de franchises, car elle contribue à améliorer la conformité et la qualité de service à tous les niveaux du groupe. Cette harmonisation des méthodes, c’est aussi ce qui assure la vitesse de mise en place, la croissance plus rapide du business comme l’installation et le travail sont plus simples. Avec un outil de gestion adapté aux réseaux, les entités appliquent les processus sans difficulté et sans effort, ce qui garantit le bon fonctionnement de l’organisation.
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Collaborer et partager
Les organisations composées de plusieurs entités font souvent face à des problèmes de coordination et de collaboration complexes en raison du nombre d’entités concernées, de leur éloignement géographique et de leur niveau d’autonomie élevé. Dans un tel contexte, il est toujours difficile de savoir où trouver l’information, où sont stockées les ressources ou encore quelle structure possède ou non tel document…
La centralisation et la structuration des données partagées constituent alors des enjeux phares du logiciel de gestion des franchises. Ce dernier permet de centraliser les ressources, de partager les documents de référence et de digitaliser les processus. De sorte que franchiseur et franchisés aient accès aux mêmes données, maintenues à jour et partagées en temps réel. Tout en respectant la propriété et l’indépendance de chaque entrepreneur. La collaboration est ainsi améliorée et la coordination des entités facilitée.
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Attirer des candidats-franchisés
Ouvrir une nouvelle franchise représente un investissement important et un potentiel risque pour les entrepreneurs. Alors avant de sauter le pas, ceux-ci ont besoin d’être rassurés. Parmi les nombreux arguments pouvant les convaincre, on retrouve le logiciel de gestion.
En effet, les candidats-franchisés sont particulièrement attentifs au fait que le franchiseur mette à disposition des outils modernes et efficaces pour assurer l’activité quotidienne. La qualité des outils fournis fait foi de la maturité digitale de l’enseigne. Un critère de confiance pour les franchisés.
Logiciel pour franchises : les écueils à éviter
Erreur n°1 : l’absence d’outil
Compte tenu de tous les enjeux que revêt le logiciel de gestion dans le fonctionnement du réseau de franchises, sa mise à disposition personnalisée aux candidats n’est plus une option. La digitalisation irrigue aujourd’hui tous les domaines d’activité et elle a prouvé ses bénéfices. Dans les organisations hétéroclites, comme les réseaux de franchises, un outil numérique structurant est d’autant plus souhaitable pour assurer le partage d’informations, le contrôle des performances ou encore le respect des normes et des procédures imposées par la tête de réseau. Sans outil, la coordination et l’animation du réseau à distance sont complexes ; sa bonne gestion est clairement compromise. Et c’est l’image de marque de l’enseigne et les résultats des franchisés qui risquent d’en pâtir !
Erreur n°2 : les outils “maison”
À éviter également : les fichiers Excel (ou équivalents) partagés entre le franchiseur et les franchisés. Peu structurants, les outils “maison” ne permettent pas une gestion efficace du réseau. Risque d’erreurs, données dispersées, informations obsolètes ou lacunaires, doublons… Les fichiers Excel sont des supports peu fiables pour coordonner et maîtriser l’activité de différentes entités éloignées géographiquement. À l’heure de la cybersécurité, et du RGPD, les outils “maison” sont autant de brèches de sécurité.
Erreur n°3 : les solutions “rustines”
Les réseaux de franchises ayant connu une croissance rapide sont parfois tentés de déployer des outils qui répondent à des besoins spécifiques, pour combler les trous dans la raquette (par exemple, un bout de solution dédiée à la gestion des achats ou un module développé pour améliorer le SAV). Dans ce cas, les franchiseurs “outillent” un besoin métier, avec diverses solutions intégrées rapidement, sans cohérence globale qu’il faudra tôt ou tard assembler. La stratégie est plutôt intéressante : procéder par étape, en outillant les processus métier les uns après les autres, est une bonne chose pour digitaliser le réseau de franchises.
Ceci dit, avant de lancer un projet de numérisation des processus métier, il est important d’avoir une vision d’ensemble et d’anticiper les besoins futurs. L’écueil est de multiplier les outils pour pallier des problématiques à différents niveaux de l’entreprise et de se retrouver finalement avec une véritable cacophonie de solutions incapables d’agréger les données entre elles, ni de permettre une vision d’ensemble de l’activité. Celles-ci ne seront donc ni efficaces, ni sécurisantes.
Pour que la gestion des franchises soit simple et transparente. Il vaut mieux choisir un seul outil capable d’évoluer dans le temps, au fil des besoins du réseau. De cette façon, il est possible de digitaliser un bout de la chaîne de valeur, avant d’étendre à d’autres métiers ou d’autres besoins avec le temps.
Erreur n°4 : les ERP dans les réseaux de franchises
Certains réseaux de franchises se posent la question de l’intégration d’un ERP pour améliorer la gestion de l’activité. L’idée est séduisante sur le papier : l’ERP est un progiciel structurant, complet, qui peut apporter cohérence des pratiques et contrôle des process. Seul bémol : ces solutions sont onéreuses et ne permettent pas beaucoup de flexibilité. Pour toute modification au sein de l’ERP, il faudra s’appuyer sur un intégrateur, ce qui laisse peu d’autonomie au franchiseur. Le réseau franchise est agile et évolutif par nature. Un logiciel trop fermé ou trop figé risquerait de ne pas s’adapter à la réalité du terrain, ni à l’évolution dans le temps.
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