En tant qu’administration, vos services sont amenés à communiquer avec différents partenaires : écoles, centres sociaux, communautés de communes, région, gouvernement, et bien d’autres. Ce transfert d’information peut parfois se révéler être un vrai casse-tête : comment s’assurer que la donnée a été transmise ? Que la demande va être traitée ? Que l’échange est sécurisé ? Sans outil ni processus adaptés, cette communication est fastidieuse, voire parfois hors délais.

Pourquoi faciliter le transfert d’informations entre les administrations ?

Les administrations, quelles qu’elles soient, ont souvent besoin des mêmes informations concernant les usagers. Cependant, à chaque démarche qui implique l’intervention d’une nouvelle collectivité, une ressaisie de ces données est nécessaire, que ce soit par les administrés ou les fonctionnaires. Cela concerne aussi bien les professionnels que les particuliers. En effet, les entreprises doivent saisir plusieurs fois « leurs données d’identité, sociales et comptables ainsi que toute pièce justificative déjà fournie par ailleurs ». Le but serait plutôt que cela ne soit plus le cas, non ? Or, aujourd’hui, 80 % des démarches se font encore via des formulaires papier*, il faut donc y ressaisir les mêmes informations et les archiver. La dématérialisation a encore du chemin à faire.

Les conséquences ? Des usagers lassés d’avoir à remplir des formulaires, des collaborateurs qui saisissent plusieurs fois les mêmes informations ou les retranscrivent du papier au digital, augmentant ainsi le risque d’erreur, et surtout entraînant une perte de temps et des coûts plus importants.

Quelles solutions sont à la disposition du service public ?

Pour lever ces freins, gagner en productivité, en fiabilité et en sécurisation, il est judicieux de s’équiper de solutions digitales mettant à disposition de vos collaborateurs un environnement de travail unique pour partager des documents, affecter des tâches ou encore suivre des actions. Des outils logiciels tels que DAMAaaS permettent, sous forme de formulaires simples, de favoriser la collaboration et de disposer d’un suivi de toutes les actions menées. Ce type de solution simplifie les démarches internes des administrations, qui sont parfois amenées à être partagées à d’autres intervenants (partenaires, usagers, autre collectivité…), ayant aussitôt un impact positif sur l’expérience usager.

Pour que cela fonctionne, il est indispensable que l’outil soit simple d’utilisation pour les agents. Sans code informatique, la construction et le déploiement d’une application DAMAaaS est rapide et personnalisable selon vos besoins.

N’hésitez donc pas à co-construire cet environnement de travail avec les futurs utilisateurs, qui pourront ainsi exprimer leurs besoins terrain et s’approprier la solution plus rapidement. Les modalités de gestion des habilitations permet de centraliser et gérer l’accès des collaborateurs aux différentes informations ou fonctionnalités dont ils ont besoin (et seulement celles-là). Le contrôle est ainsi renforcé, garantissant la sécurisation des données parfois sensibles : tout est conforme.

Mettre en place une plateforme unique pour plusieurs administrations permet d’uniformiser les processus, de simplifier le transfert ou partage d’information et de réduire les délais des procédures. Par exemple, vous auriez la possibilité de valider directement dans l’application de dossiers d’usagers.

La dématérialisation de ces procédures a également un impact environnemental non négligeable : la réduction de papier. C’est une excellente chose pour les administrations, qui se doivent de montrer l’exemple à leurs concitoyens. 

DAMAaaS permet de construire des applications sur-mesure pour couvrir vos besoins spécifiques. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour échanger autour de votre projet.

* La gazette des communes