Depuis quelques années, le digital transforme en profondeur le fonctionnement de l’administration. Le plan Action Publique 2022 accélère cette transformation. Il a pour but d’améliorer les démarches administratives et la relation avec les usagers mais ce n’est pas le seul objectif. En effet, la digitalisation des administrations vise également à faciliter les processus internes et favoriser la collaboration entre les différents métiers. Pour cela, les collectivités et les entreprises publiques doivent être capables de se transformer, voire se réinventer en adoptant le numérique. Dans cet article, nous abordons les bénéfices d’une transformation interne réussie dans les administrations.

Administrations digitales : pour renforcer la collaboration entre les services

La transformation des services publics repose sur un triptyque indispensable : numérisation, automatisation et simplification. Et les uns ne fonctionnent pas sans les autres. Il s’agit tout d’abord de simplifier les procédures déjà en place : validation (documents, budgets, décision…), transmission d’informations, prise de décision… Il ne suffit pas, pour cela, de transposer l’existant en version numérique : vous risquez de perdre tous les bienfaits de la modernisation apportée par le digital. Il s’agit bien de revoir les processus existants, de les faire évoluer, de les transformer. C’est à ce moment-là que la numérisation et l’automatisation entrent en jeu. En simplifiant les tâches, en permettant un partage plus simple des documents entre vos collaborateurs, en automatisant les saisies d’information, des gains de productivité apparaîtront.

Pour des procédures simples telles que des validations, des signatures ou une transmission d’informations, le digital permet de réduire les délais. En donnant à vos agents la bonne information au bon moment, vous améliorez leur réactivité,  favorisez la collaboration entre les services et au final vous réduisez les délais. En déployant des outils tels que la signature électronique, vous simplifiez les procédures, ce qui fera gagner en temps à tous les services concernés. Ces bénéfices auront un impact direct sur la qualité du service rendu et vous permettent un meilleur suivi par la traçabilité totale des différentes actions.

Le numérique au service de l’intelligence collective

Mais le numérique n’a pas seulement vocation à améliorer et simplifier les procédures internes des administrations. Il est aussi un excellent levier pour favoriser l’intelligence collective. Comment ? En capitalisant sur l’humain. En effet, il ne suffit pas de disposer des meilleurs outils digitaux pour réussir sa transformation numérique. Il faut instaurer une véritable culture collaborative au sein de votre organisation pour faire émerger des idées collectives. Le digital vient ensuite en support à cette collaboration.

Grâce aux nouveaux modes de travail proposés par le numérique, les employés disposent de plus de moyens pour échanger, collaborer et dialoguer. D’après une enquête Ipsos et OpenMind de 2018, et une étude Lecko, 83 % des personnes interrogées expriment l’envie et le besoin de collaborer*. Une autre étude Universal connect montre que 79 % des entreprises estiment que les technologies collaboratives rendent les processus plus efficients. Il est donc impensable aujourd’hui de passer à côté. Ce n’est plus à prouver, la collaboration renforce l’engagement des collaborateurs, et des salariés engagés sont des salariés plus performants. Enfin, l’intelligence collective aide à faire émerger des idées innovantes et incite à la prise d’initiative, tant qu’elle est encouragée par les managers et les outils à disposition.

Le digital est un levier indispensable pour favoriser la collaboration et l’intelligence collective. Vous obtenez ainsi des gains de temps, de réactivité et de productivité appréciés par vos agents et vos usagers. Cette transformation digitale n’est pas simplement réservée au privé mais bien aux collectivités qui auront tout à gagner à franchir le cap.

Vous souhaitez améliorer la collaboration de vos services grâce à un outil simple et ergonomique ? Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans votre démarche.  

* Etude Lecko : l’état de l’art de la transformation interne des entreprises / Enquête Ipsos et Openmind Kfée : la culture de la collaboration en progrès dans les entreprises