Les DSI ont parfaitement conscience de l’importance des processus dans l’organisation du travail et l’efficience de l’entreprise. Leur dématérialisation et leur automatisation apparaissent alors comme un maillon incontournable de cette recherche d’efficience. Objectif de la digitalisation des processus : lutter contre les processus papier, les échanges de fichiers ou documents par e-mail, principaux générateurs d’erreurs de saisie ou de données mal qualifiées. En somme de perte de performance !
Processus papier, échange d’emails et Excel : autant de trous dans la raquette des DSI
Faute d’outils adaptés, par manque de dématérialisation ou lorsque les solutions mises à disposition sont jugées non ergonomiques, les métiers utilisent leurs propres outils pour gérer leurs processus quotidiens. Conséquence : une partie des données de l’entreprise, manipulée dans les pratiques quotidiennes, est centralisée dans des fichiers Excel, sur des documents papier ou dans des outils gratuits tiers, dispersée à tous les niveaux de l’organisation, dans les différents services.
Or, ces méthodes “artisanales” auxquelles recourent parfois les collaborateurs échappent totalement à la gouvernance du DSI et créent ainsi du shadow IT. Une situation loin d’être enviable, surtout lorsqu’on connaît la valeur de la data pour les entreprises.
D’autant plus que l’on sait que les erreurs humaines (fautes de frappe, d’orthographe, oublis…) sont à l’origine d’un manque de fiabilité dans les données. Il est urgent d’éviter ces écueils en automatisant un maximum les processus métiers et en s’appuyant sur les utilisateurs impliqués et sensibilisés à la qualité de la data.
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Moderniser, sécuriser et optimiser les processus métier : une nécessité
Le rôle du DSI a évolué : celui-ci est davantage impliqué dans les enjeux de transformation numérique, notamment d’adaptation de l’entreprise au digital. Ceci le conduit à se pencher sur des problématiques d’automatisation des tâches, de modernisation et de sécurisation des pratiques ou encore d’optimisation des processus opérationnels. Lesquels sont des leviers concrets d’optimisation des pratiques de l’entreprise.
À ce titre, les DSI dématérialisent et automatisent progressivement les processus inefficaces, chronophages ou sources d’erreurs pour les intégrer à des outils structurants, augmentant ainsi leur efficience. C’est dans cette mouvance que l’on assiste à la généralisation de la signature électronique, des factures dématérialisées ou encore de la digitalisation des demandes internes (RH, etc.).
La dématérialisation des processus et leur automatisation sécurisent le travail et fiabilisent les actions réalisées et la qualité des données exploitées. Le DSI conserve ainsi une vision globale des processus de l’entreprise, avec un accès à l’information facilitée. Les pertes de données sont limitées et leur transmission est assurée, même en cas de départ d’un salarié.
Évidemment, une fois les anciens processus papier digitalisés et le shadow IT évités grâce à la centralisation de l’information dans un outil commun, il convient de faire évoluer les pratiques des collaborateurs dans le temps. L’ergonomie d’utilisation apporté par certains outils digitaux facilitent leur adoption par les utilisateurs : les processus peuvent être améliorés, à tout moment et de façon sécurisée (historique des actions, données stockées dans le Cloud, etc.) à partir des retours des utilisateurs, en mode “test and learn”.
Optimisation des processus : DSI et métiers main dans la main
L’optimisation — et en particulier la dématérialisation — des processus suppose une étroite collaboration entre DSI et métiers. Le DSI instaure une culture “data driven”, à laquelle les équipes doivent être sensibilisées.
Il est important que les collaborateurs comprennent l’importance de la démarche et visualisent les bénéfices qu’ils en tireront : moins de perte de temps, fiabilisation des processus, réduction des ressaisies, meilleure productivité… Pour obtenir l’adhésion des métiers, le DSI a intérêt à choisir des solutions pertinentes et à impliquer les utilisateurs dans leur déploiement. Cette démarche de co-construction permet de répondre concrètement aux enjeux et besoins du terrain. Elle présente également l’avantage de structurer et d’optimiser les processus du mieux possible, en vue de gagner en efficacité au quotidien par la suite.
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Dématérialiser + automatiser = les deux volets complémentaires de l’optimisation des processus
Les entreprises digitalisent à de divers degrés leur processus métiers. Chez DAMAaaS, l’optimisation des processus, celle qui doit permettre à l’entreprise de gagner sensiblement en performance, repose sur deux leviers complémentaires.
Levier n°1 : la dématérialisation des processus. Elle amène à cartographier et à modéliser les processus d’une structure en autant de tâches, d’étapes, ressources ou acteurs concernés.
Levier n°2 : l’automatisation qui consiste à créer des workflows visant à automatiser certaines tâches récurrentes et chronophages. Elle permet aux collaborateurs de se concentrer sur d’autres tâches, à plus haute valeur ajoutée, et gagner en performance.
Ces deux approches s’alimentent l’une l’autre. Et elles n’ont d’efficacité que si elles sont menées au sein d’une plateforme commune qui unifie l’ensemble des actions.
