Un processus métier est un enchaînement de tâches liées les unes aux autres qui prennent fin à la livraison d’un service ou d’un produit. Sa finalité : remplir l’un des objectifs de l’entreprise (sécuriser, qualifier, conformer, suivre budgétairement, planifier vos actions, etc.).
Les processus métier peuvent être simples ou plus complexes, en fonction du nombre d’étapes qui les compose, du nombre de services concernés, etc. Quoi qu’il en soit, ils impliquent dans la majorité des cas différents intervenants.
De fait, lorsqu’on digitalise la gestion de ces processus, l’objectif est de relier toutes les parties prenantes entre elles, par le biais de la technologie. Celle-ci optimise l’efficience des processus existants en rationalisant et en automatisant les enchaînements de tâches. Présence de technologies ou pas, la collaboration entre personnes reste cependant le cœur des préoccupations par assurer la qualité d’un service.
Outil collaboratif DAMAaaS : des fonctionnalités dédiées pour sécuriser
Compte tenu de l’importance du collaboratif dans les processus métier, la solution DAMAaaS intègre de nombreuses fonctionnalités qui facilitent les échanges avec les collaborateurs, les clients, fournisseurs ou encore partenaires commerciaux. Nous en avons sélectionné trois exemples particulièrement illustratifs.
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La gestion des tâches par corbeille
Chaque utilisateur qui se connecte à DAMAaaS visualise dans la corbeille de tâches ses actions en cours et notamment celles qui nécessitent un retour d’une tierce personne. Les fiches sont classées par thème, ce qui permet d’avoir une vision globale des actions à réaliser. La gestion des tâches par corbeille contient à la fois les tâches individuelles et collectives : les compteurs sont différenciés pour ne pas se perdre dans une « to do list » trop complexe. DAMAaaS simplifie la gestion de ces tâches et facilite le travail d’équipe au sein d’un même service. Par exemple, le service informatique reçoit toutes les demandes de support à traiter, c’est le manager de l’équipe qui assigne ensuite les fiches aux membres de son équipe.
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Les tableaux de bord personnalisés
La solution DAMAaaS offre la possibilité de présenter le contenu d’une application sous forme de tableau de bord personnalisable. L’application fournit de nombreuses présentations possibles du stock de tâches. Ainsi, chaque collaborateur peut façonner son interface selon ses préférences (format, couleurs, filtres, etc.). La personnalisation permet de faire de DAMAaaS un environnement de travail quotidien pour optimiser son efficacité opérationnelle.
Par extension, les tableaux de bord permettent une mise en commun de l’information plus efficace et fluidifient les prises de décisions collectives. Pour prendre un exemple simple, le service RH peut piloter les congés efficacement grâce aux tableaux de bord personnalisés. Chaque utilisateur choisit la façon dont il souhaite afficher les données (par salarié, par période, etc.). De fait, à partir des mêmes données, chaque collaborateur du service peut obtenir des informations complètement adaptées à ses besoins (gestion de paie, comptabilité, etc.). Cette personnalisation des vues de tableaux autorise un pilotage traditionnel, en faisant par exemple un tableau croisé en un clic ou en passant en mode « Stocker » pour piloter visuellement, par le « drag and drop » de « stickers » d’un statut à un autre.
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Les mises à jour en temps réel
Les applications DAMAaaS s’appuient sur le Cloud, ce qui favorise le travail collaboratif : les mises à jour et les sauvegardes s’effectuent automatiquement et en temps réel. Dès lors que les collaborateurs modifient ou achèvent une tâche dans l’outil, des notifications sont envoyées aux personnes concernées et le processus suivent son cours. La transmission d’informations se fait sans délai et sans intervention humaine. Vous prévoyez tout ce système de management de l’information au moment de la conception de l’application. Les informations sont toujours à jour, les collaborateurs accèdent par défaut à la dernière version des documents qu’ils traitent.
Collaborer sans rien faire pour sécuriser avec DAMAaaS
La collaboration nécessaire au bon déroulement des processus métier ne doit pas donner lieu à une perte de sécurité. C’est pourquoi les applications DAMAaaS sont conçues dans des environnements de haute sécurité.
Les solutions DAMAaaS intègrent pour commencer une gestion fine des droits d’accès (habilitations), indispensable pour sécuriser un outil collaboratif. L’entreprise maîtrise ainsi les différentes informations qui circulent et les rend accessibles aux publics définis. La granularité des droits d’accès est très facilement paramétrable.
DAMAaaS propose également une traçabilité sans faille. Toutes les modifications effectuées sur l’ensemble des fiches sont tracées et conservées précieusement.
En guise de conclusion et pour illustrer tout ce qui a été avancé dans ce billet, prenons un cas concret. Le responsable de production dans une industrie a besoin de contrôler ses machines tous les trois mois. Avec DAMAaaS, il est en mesure de sécuriser, programmer et de tracer les contrôles avec efficacité. Chaque opérateur reçoit en effet une notification par mail pour effectuer les interventions nécessaires. Le responsable de production, lui, sait précisément qui a contrôlé quoi et quand. Il peut ainsi mettre en place des plans d’action suite aux contrôles. Avec ses tableaux de pilotage personnalisés, il obtient une vision globale des contrôles et accède simplement aux historiques des contrôles.
